Témata · Provoz ordinace · Návod
Jak schvalovat přijaté faktury?
Krátká odpověď
Přijatá faktura by neměla jít k proplacení dřív, než projde jednoduchým schválením: zaevidujete ji, ověříte oproti objednávce nebo smlouvě, zkontrolujete věcnou i formální správnost a nechte ji schválit odpovědnou osobou. Klíčové je hlídat splatnost a mít stopu, kdo a kdy fakturu schválil — jinak se snadno platí dvakrát, pozdě, nebo za něco, co nedorazilo.
Krok 01 / 04
Přijměte a zaevidujte fakturu
Každou přijatou fakturu (papírovou i elektronickou) zaevidujte na jedno místo: dodavatel, částka, datum vystavení a splatnosti, čeho se týká. Tím vznikne přehled závazků a nic se neztratí v e-mailu nebo na stole.
Co má vzniknout
Záznam faktury v evidenci přijatých faktur s datem splatnosti.
Krok 02 / 04
Ověřte fakturu oproti objednávce a smlouvě
Porovnejte fakturu s tím, co bylo objednáno nebo sjednáno ve smlouvě: odpovídá cena, množství a rozsah? U opakovaných služeb (servis, odpad, IT) ověřte, že sedí s dohodnutými podmínkami. Právě tady se odhalí přefakturování nebo faktura za nedodanou službu.
Co má vzniknout
Doložené spárování faktury s objednávkou nebo smlouvou.
Krok 03 / 04
Nechte fakturu schválit odpovědnou osobou
Určete, kdo faktury schvaluje (a kdo zastupuje). Schválení potvrzuje věcnou i formální správnost — že plnění proběhlo a faktura má náležitosti. U vyšších částek se hodí dvojí schválení. O schválení zůstává záznam: kdo, kdy a co schválil.
PozorFaktura poslaná k platbě bez schválení je nejčastější cesta k duplicitní nebo neoprávněné platbě. „Zaplatíme a vyřešíme potom“ se u kontroly i u auditu nevyplácí.
Co má vzniknout
Schválená faktura se záznamem, kdo a kdy schválil (auditní stopa).
Krok 04 / 04
Hlídejte splatnost a proplacení
Po schválení hlídejte datum splatnosti, aby se platilo včas (a ne dvakrát). Označte fakturu jako uhrazenou a archivujte ji s doklady. Přehled otevřených závazků a blížících se splatností vám ukáže, co je potřeba zaplatit tento týden.
Co má vzniknout
Přehled závazků s termíny splatnosti a stavem (schváleno / uhrazeno).
Na co si dát pozor
Nejčastější mezery u faktur — a jak je hlídá software.
| Riziko | Jak to hlídá Aptien |
|---|---|
Faktura zaplacená bez kontroly — přefakturování nebo nedodaná služba. | Schvalovací krok s ověřením oproti objednávce a smlouvě. |
Duplicitní nebo pozdní platba. | Evidence stavu a hlídání splatnosti s upozorněním. |
Nejasné, kdo fakturu schválil. | Auditní stopa: kdo, kdy a co schválil. |
Nejčastější dotazy
Kdo má faktury schvalovat?
Pověřená osoba (lékař, provozovatel nebo vedoucí sestra) podle vnitřního nastavení; u vyšších částek se osvědčí dvojí schválení. Důležité je, aby byl určen i zástupce.
Proti čemu fakturu kontrolovat?
Proti objednávce nebo smlouvě — cena, množství a rozsah plnění. U opakovaných služeb proti dohodnutým podmínkám.
Jak dlouho faktury uchovávat?
Podle daňových a účetních předpisů; konkrétní lhůtu si ověřte podle svého režimu. Faktury archivujte spolu s doklady o schválení.
Souvisí s
Aktualizováno 7. 8. 2026 · stav: návrh
