Témata · Provoz ordinace · Návod
Jak evidovat dodavatele a hlídat smlouvy?
Krátká odpověď
Ordinace má obvykle desítky smluv — nájem, energie, IT, servis přístrojů, revize, pojištění, leasing, úklid, odvoz odpadu. Klíčem není mít je někde založené, ale u každé vědět, co řeší, do kdy platí, jestli se automaticky prodlužuje a jaká je výpovědní lhůta. Právě automatické prodloužení je nejčastější past: smlouva se sama obnoví, protože nikdo nepodal výpověď včas. Veďte proto centrální evidenci smluv a dodavatelů, ke každé smlouvě sken a dodatky, a hlídejte konec s dostatečným předstihem před výpovědní lhůtou. Ceny navíc pravidelně revidujte, ať nepřeplácíte.
Krok 01 / 05
Udělejte soupis všech smluv
Začněte kompletním přehledem: nájem, energie, voda, internet a telefon, IT služby, servis a revize přístrojů, pojištění, leasing, úklid, odvoz odpadu. U každé smlouvy poznamenejte, kdo je dodavatel a čeho se týká. Teprve když víte, kolik smluv a s kým vlastně máte, dá se to začít hlídat.
Co má vzniknout
Centrální soupis všech smluv ordinace s uvedením dodavatele a předmětu u každé z nich.
Krok 02 / 05
Založte kartu ke každé smlouvě
Ke každé smlouvě veďte kartu s klíčovými parametry: předmět, doba trvání (na dobu určitou nebo neurčitou), zda se automaticky prodlužuje, výpovědní lhůta a cena. Přidejte kontakt na dodavatele. Právě tyto údaje potřebujete, když chcete smlouvu vypovědět nebo dojednat lepší podmínky.
Co má vzniknout
Karta smlouvy s předmětem, dobou trvání, automatickým prodloužením, výpovědní lhůtou a kontaktem.
Krok 03 / 05
Připojte sken smlouvy a dodatky
Ke kartě přiložte sken podepsané smlouvy a všechny dodatky v tom pořadí, jak vznikaly. Bez dodatků totiž nemusí původní smlouva odpovídat skutečnosti — cena nebo rozsah služeb se mohly změnit. Držte i související komunikaci, ať je jasné, co bylo dohodnuto.
Co má vzniknout
Sken smlouvy a všech dodatků u karty, v aktuálním platném znění.
Krok 04 / 05
Hlídejte konec a výpovědní lhůtu
Nejdůležitější je hlídat konec smlouvy a hlavně předstih před výpovědní lhůtou. Pokud se smlouva automaticky prodlužuje, musíte výpověď podat dřív, než začne běžet lhůta — jinak se smlouva obnoví na další období. Nastavte proto upozornění nikoli na datum konce, ale na okamžik, kdy je nejzazší čas dát výpověď.
PozorAutomatické prodloužení je nejčastější past. Upozornění nastavte na začátek výpovědní lhůty, ne na datum konce smlouvy — jinak zjistíte, že už je pozdě, a smlouva se obnovila na další rok.
Co má vzniknout
Hlídání konce smlouvy a začátku výpovědní lhůty s upozorněním v dostatečném předstihu.
Krok 05 / 05
Pravidelně revidujte ceny
Jednou za čas projděte klíčové smlouvy a porovnejte ceny s trhem — energie, telekomunikace, IT služby i úklid se dají často zlevnit nebo předjednat. Revizi napojte na výročí smlouvy, ať máte prostor vyjednávat nebo přejít jinam dřív, než se smlouva prodlouží.
TipRevizi cen si naplánujte pár měsíců před výpovědní lhůtou, ne po ní. Vyjednávací pozici máte jen do chvíle, než se smlouva automaticky obnoví.
Co má vzniknout
Naplánovaná revize cen u klíčových smluv navázaná na jejich výročí a výpovědní lhůtu.
Na co si dát pozor
Kde evidence smluv nejčastěji selhává — a jak mít konce i ceny pod kontrolou.
| Riziko | Jak to řeší Aptien |
|---|---|
Smlouva se sama prodloužila — výpověď nikdo nepodal včas. | Hlídání začátku výpovědní lhůty s upozorněním, ne až data konce smlouvy. |
Přehled o smlouvách chybí — nikdo neví, kolik jich je a s kým. | Centrální evidence smluv a dodavatelů s předmětem a kontaktem u každé. |
Neaktuální znění — dodatky založené jinde než původní smlouva. | Sken smlouvy i dodatků u jedné karty, v aktuálním platném znění. |
Přeplácené služby — ceny se roky nerevidovaly. | Revize cen napojená na výročí smlouvy — čas vyjednávat, než se prodlouží. |
Nejčastější dotazy
Jaké smlouvy ordinace obvykle má?
Typicky desítky smluv — nájem, energie, voda, internet a telefon, IT služby, servis a revize přístrojů, pojištění, leasing, úklid a odvoz odpadu.
Co u smlouvy sledovat nejvíc?
Dobu trvání, zda se automaticky prodlužuje, a výpovědní lhůtu. Automatické prodloužení je nejčastější past — proto se hlídá začátek výpovědní lhůty, ne jen datum konce.
Proč evidovat dodatky zvlášť?
Dodatky mění cenu nebo rozsah služeb. Bez nich původní smlouva nemusí odpovídat skutečnosti, proto je držte u jedné karty v aktuálním znění.
Kdy revidovat ceny?
Pár měsíců před výpovědní lhůtou, dokud máte vyjednávací pozici. Po automatickém prodloužení už je na změnu obvykle pozdě.
Souvisí s
Aktualizováno 7. 8. 2026 · stav: návrh
