Témata · Provoz ordinace · Návod
Jak hlídat smlouvy s dodavateli?
Krátká odpověď
Založené smlouvy nestačí — nebezpečné jsou ty, které se samy prodlouží dřív, než stihnete zareagovat. Ke každé smlouvě proto veďte dobu trvání, informaci o automatickém prodloužení a výpovědní lhůtu, a hlídejte hlavně okamžik, kdy je nejzazší čas dát výpověď. Upozornění nastavte s předstihem na začátek výpovědní lhůty, ne na datum konce. K výročí smlouvy si přidejte revizi ceny, ať máte prostor vyjednávat, než se smlouva obnoví na další období. Kde smlouvy vůbec evidovat a co u nich vést popisuje nadřazený návod „Jak evidovat dodavatele a hlídat smlouvy?“.
Krok 01 / 04
Zaznamenejte dobu trvání a automatické prodloužení
U každé smlouvy si nejdřív ujasněte, na jak dlouho je uzavřená a co se stane na konci. Rozlišujte:
- smlouvu na dobu neurčitou s výpovědní lhůtou,
- smlouvu na dobu určitou, která po konci zanikne,
- smlouvu na dobu určitou s automatickým prodloužením (prolongací), která se sama obnoví, pokud ji včas nevypovíte.
Právě poslední typ je rizikový — proto si u něj zvlášť poznamenejte, o jaké období se prodlužuje a k jakému datu.
Co má vzniknout
U každé smlouvy jasně vedená doba trvání a informace, zda a o jaké období se automaticky prodlužuje.
Krok 02 / 04
Spočítejte a zapište výpovědní lhůtu
K dobu trvání patří výpovědní lhůta — kolik času předem musíte výpověď podat a od kdy lhůta běží. Z data konce (nebo prodloužení) a délky lhůty odvoďte nejzazší den, kdy je ještě možné vypovědět. Ten den je pro hlídání důležitější než samotný konec smlouvy: po něm už výpověď nezabrání dalšímu prodloužení.
Co má vzniknout
U každé smlouvy zapsaná výpovědní lhůta a z ní odvozený nejzazší termín pro podání výpovědi.
Krok 03 / 04
Nastavte upozornění na začátek výpovědní lhůty
Ke každé smlouvě nastavte upozornění, které se ozve v dostatečném předstihu před nejzazším termínem výpovědi — ne na datum konce smlouvy. Předstih volte tak, abyste stihli rozhodnout, případně vyjednat lepší podmínky nebo najít jiného dodavatele, a výpověď formálně doručit. Upozornění musí mířit na konkrétní odpovědnou osobu, ne na obecnou schránku, kterou nikdo nečte.
PozorNejčastější past je hlídat datum konce místo začátku výpovědní lhůty. Když se upozornění ozve až u konce smlouvy, lhůta na výpověď už dávno uběhla a nevýhodná smlouva se tiše prodloužila na další období.
Co má vzniknout
U každé smlouvy s prodloužením aktivní upozornění s předstihem, mířené na odpovědnou osobu.
Krok 04 / 04
K výročí smlouvy si naplánujte revizi ceny
Konec nebo výročí smlouvy je zároveň nejlepší chvíle porovnat cenu s trhem. Energie, telekomunikace, IT služby i úklid se dají často předjednat nebo zlevnit. Revizi ceny navažte pár měsíců před výpovědní lhůtu, dokud máte vyjednávací pozici — buď dojednáte lepší podmínky u stávajícího dodavatele, nebo včas přejdete jinam.
TipVyjednávací pozici máte jen do chvíle, než se smlouva automaticky obnoví. Revizi ceny proto plánujte před výpovědní lhůtu, ne po ní — po prodloužení už obvykle jen platíte dál za starých podmínek.
Co má vzniknout
U klíčových smluv naplánovaná revize ceny navázaná na výročí a výpovědní lhůtu, se záznamem výsledku.
Na co si dát pozor
Kde hlídání smluv nejčastěji selhává — a jak mít konce i ceny pod kontrolou.
| Riziko | Jak to řeší Aptien |
|---|---|
Smlouva se sama prodloužila — upozornění mířilo na datum konce, ne na výpovědní lhůtu. | Upozornění na začátek výpovědní lhůty s předstihem, ne až na datum konce smlouvy. |
Chybí přehled o lhůtách — u kterých smluv se blíží rozhodný termín, nikdo neví. | Karty smluv s dobou trvání a výpovědní lhůtou a přehled blížících se termínů na jednom místě. |
Upozornění nikdo nevidí — míří na obecnou schránku bez odpovědné osoby. | Notifikace mířená na konkrétního řešitele odpovědného za smlouvu. |
Přeplácené služby — cena se revidovala až po prodloužení, bez vyjednávací pozice. | Revize ceny navázaná na výročí a výpovědní lhůtu — čas vyjednávat, než se smlouva obnoví. |
Nejčastější dotazy
V čem se tenhle návod liší od evidence dodavatelů a smluv?
Nadřazený návod „Jak evidovat dodavatele a hlídat smlouvy?“ řeší, kde smlouvy vést a co u nich zaznamenat. Tady jde o samotné hlídání — dob trvání, prodloužení, výpovědních lhůt a cen v čase.
Na jaké datum nastavit upozornění?
Na začátek výpovědní lhůty s předstihem, ne na datum konce smlouvy. U smluv s automatickým prodloužením je rozhodující nejzazší den, kdy je ještě možné vypovědět.
Co je automatické prodloužení a proč je rizikové?
Smlouva na dobu určitou se po konci sama obnoví o další období, pokud ji včas nevypovíte. Riziko je, že bez hlídání lhůty proběhne bez povšimnutí — a jste vázáni dál za starých podmínek.
Kdy revidovat cenu?
Pár měsíců před výpovědní lhůtou, dokud máte vyjednávací pozici. Po automatickém prodloužení už je na změnu podmínek obvykle pozdě.
Souvisí s
Aktualizováno 7. 8. 2026 · stav: návrh
