Témata · Zdravotnické prostředky · Návod
Jak evidovat doklady o pořízení a UDI kódy?
Krátká odpověď
Doklady o pořízení a UDI kódy ohlídáte, když z každé dodávky uděláte záznam: při příjmu spárujete fakturu a dodací list se skutečnou dodávkou, na prostředek založíte kartu, načtete UDI z obalu (mobilem nebo čtečkou), přiložíte doklad o pořízení a nastavíte hlídání expirace. Zákon (375/2022 Sb. a MDR) neurčuje konkrétní formu evidence, ale doklady o pořízení a čitelnost UDI musí zůstat dohledatelné. Přesně tyhle záznamy pak ukazujete při kontrole.
Krok 01 / 06
Vězte, co UDI kód obsahuje
UDI (jedinečná identifikace prostředku) se skládá ze dvou částí:
- UDI-DI — identifikátor typu prostředku (konkrétní model výrobce),
- UDI-PI — výrobní data: číslo šarže (LOT) nebo sériové číslo a datum expirace.
Právě UDI-PI umožňuje zpětně dohledat konkrétní kus a jeho šarži. Kód najdete na obalu jako čárový nebo DataMatrix a doprovází ho i čitelný text.
Co má vzniknout
Jasno v tom, který údaj z obalu je typ (UDI-DI) a který identifikuje šarži a expiraci (UDI-PI).
Krok 02 / 06
Spárujte fakturu a dodací list s dodávkou
Při příjmu porovnejte fakturu a dodací list se skutečně dodaným zbožím — název, množství, případně šarže. Zkontrolujte neporušenost obalu a čitelnost údajů. Nesrovnalosti řešte hned s dodavatelem, dokud je dodávka „čerstvá“; dodatečné dohledávání bývá zbytečně pracné.
Co má vzniknout
Odsouhlasený příjem — faktura a dodací list spárované se skutečnou dodávkou.
Krok 03 / 06
Založte kartu prostředku
Na každý prostředek (nebo skladovou položku) založte kartu s názvem, výrobcem, typem a UDI-DI. Karta je místo, kam se sbíhá vše ostatní — doklad o pořízení, šarže, expirace, později i doklady o revizích a likvidaci. Bez karty se evidence rozpadá na hromadu volných papírů.
Co má vzniknout
Karta prostředku s identifikací typu (UDI-DI), na kterou se váže vše ostatní.
Krok 04 / 06
Naskenujte UDI, nebo ho čitelně přepište
UDI z obalu načtěte čtečkou nebo mobilem — jedno naskenování doplní typ, šarži i expiraci naráz. Ruční přepis funguje také, ale je zdlouhavý a chybový, a právě čitelnost UDI musí zůstat zachovaná. U položek, u nichž se sleduje šarže, zaznamenejte i konkrétní LOT z UDI-PI.
TipNaskenování UDI z DataMatrixu doplní šarži i datum expirace přesně tak, jak jsou na obalu — odpadá překlep v datu, který se jinak odhalí až u prošlého kusu.
Co má vzniknout
Načtené UDI u karty prostředku (typ, šarže/sériové číslo, expirace) v čitelné podobě.
Krok 05 / 06
Přiložte doklad o pořízení
Ke kartě přiložte doklad o pořízení — fakturu nebo dodací list, ideálně jako sken. Doklad prokazuje původ prostředku a je podkladem při kontrole i při případném hlášení nežádoucí příhody. Uchovávejte ho po dobu, po kterou prostředek používáte, a přiměřeně i po vyřazení.
PozorNemíchejte dvě různé lhůty: dohledatelnost UDI se u prostředků uvádí typicky 10 let, kdežto uchování účetních a pořizovacích dokladů se řídí vlastními pravidly. Konkrétní délku uchování si u svého typu prostředku ověřte — u implantabilních a vyšších tříd bývá přísnější.
Co má vzniknout
Doklad o pořízení (sken faktury/dodacího listu) navázaný přímo na kartu prostředku.
Krok 06 / 06
Nastavte hlídání expirace
Z data expirace v UDI-PI udělejte upozornění dopředu, ne poznámku, na kterou si někdo vzpomene. U spotřebního materiálu i prostředků s omezenou životností nastavte předstih (např. 30/60/90 dní), ať stihnete dobrat nebo vyměnit dřív, než položka propadne.
Co má vzniknout
Nastavené hlídání expirací u položek s datem použitelnosti, s předstihem před propadnutím.
Na co si dát pozor
Kde ruční evidence dokladů a UDI selhává — a jak to hlídá software.
| Riziko | Jak to hlídá Aptien |
|---|---|
Doklad o pořízení se nedohledá — chybí u karty prostředku. | Faktura i dodací list visí jako sken přímo na kartě prostředku. |
Ruční přepis UDI je pracný a chybový, hlavně v datu expirace. | Naskenování UDI mobilem doplní typ, šarži i expiraci automaticky z obalu. |
Prošlá položka se najde až u pacienta. | Hlídací pes upozorní na blížící se expiraci s předstihem 30/60/90 dní. |
Nedohledatelná šarže při stažení vadné série z trhu. | Registr prostředků spárovaný s UDI ukáže, kde byla konkrétní šarže použita. |
Nejčastější dotazy
Předepisuje zákon konkrétní formu evidence UDI a dokladů?
Ne, konkrétní formu zákon (375/2022 Sb.) ani MDR neurčuje. Vyžaduje ale, aby doklady o pořízení a čitelnost UDI zůstaly dohledatelné — papírově i elektronicky.
Které prostředky musí mít evidované UDI?
Rozsah povinné evidence UDI se odvíjí od třídy prostředku a je přísnější zejména u implantabilních a vyšších tříd. Konkrétní povinnost u svých prostředků si ověřte podle jejich klasifikace.
Jak dlouho mám UDI a doklady uchovávat?
Dohledatelnost UDI se u prostředků obvykle uvádí 10 let (u implantabilních déle). Uchování pořizovacích dokladů se řídí vlastními pravidly — obě lhůty nezaměňujte a délku si ověřte podle typu prostředku.
Stačí UDI přepsat ručně, nebo musím skenovat?
Skener ani mobil zákon nevyžaduje. Podstatné je, aby UDI (typ, šarže, expirace) zůstalo čitelné a dohledatelné; sken je jen rychlejší a spolehlivější než ruční přepis.
Souvisí s
Aktualizováno 7. 8. 2026 · stav: návrh
