Jak se připravit na kontrolu nebo audit personálních věcí?

Projděte u každého zaměstnance, že má platnou pracovní smlouvu (nebo dohodu) se všemi náležitostmi — druh a místo práce, den nástupu, sjednanou mzdou a případnými dodatky. Ověřte, že papírová i evidovaná podoba sedí a že jsou založené i dodatky ke změnám. Neúplná nebo chybějící smlouva bývá první, na co se kontrola ptá.

Ověřte, že každý má platný posudek ze vstupní prohlídky a že periodické prohlídky nejsou po termínu. K tomu doklady o školeních — BOZP a požární ochrana s datem, obsahem a podpisem, u zdravotníků i odborná způsobilost. Tady je prokazatelnost u BOZP a PO zákonná povinnost, a chybějící podpis pod aktuálním školením je klasický nález.

Ověřte, že přidělené osobní ochranné pracovní prostředky mají doklad o převzetí proti podpisu a odpovídají tomu, co zaměstnanci reálně používají. K tomu si připravte kategorizaci prací — zařazení prací do kategorií podle rizik. Kontrola párá, zda vydané OOPP a školení sedí na rizika z kategorizace.

Projděte, že máte podepsané závazky mlčenlivosti a doklady k ochraně osobních údajů — souhlasy tam, kde je potřeba, a přístup k osobním údajům omezený na ty, kdo je potřebují. K tomu evidence odpracované doby: kontrola inspektorátu se dívá i na to, zda vedete pracovní dobu a dodržujete přestávky a odpočinek.

Než kontrola přijde, projděte doklady zaměstnanec po zaměstnanci a sestavte si z nich kontrolní složku — přehled toho, co u koho máte, a upozornění na to, co chybí nebo je po termínu. Když najdete mezeru s předstihem, máte čas ji doplnit. Doplnit doklad zpětně před kontrolou většinou nejde věrohodně — proto se vyplatí vést agendu průběžně.