Jak při kontrole rychle doložit všechny požadované záznamy?

Sesbírejte všechny typy dokladů, které po vás kontrola může chtít, na jedno místo — provozní řád a směrnice, protokoly BTK a revizí, potvrzení o svozech odpadu, teplotní deníky, potvrzení o seznámení personálu, smlouvy a oprávnění dodavatelů. Nemusí být fyzicky v jednom šanonu, ale musí existovat jeden rozcestník, odkud se ke každému typu dostanete. Roztroušená evidence po skříních, discích a e-mailech je hlavní důvod, proč doložení trvá dlouho.

Aby se v evidenci dalo hledat, potřebují záznamy strukturu. Roztřiďte je do kategorií (odpady, revize, léčiva, personál, hygiena) a doplňte štítky, které při hledání používáte v praxi — období, přístroj, dodavatel, typ dokladu. Dobrý štítek je ten, podle kterého kontrola doklad nejspíš pojmenuje. Čím konzistentněji štítkujete, tím rychleji se pak k jednotlivému záznamu dostanete.

Ověřte si, že požadovaný doklad opravdu najdete během chvíle — podle názvu, období nebo štítku. Udělejte si „nanečisto“ pár typických dotazů, které při kontrole padnou: poslední revize konkrétního přístroje, potvrzení o svozu za dané čtvrtletí, kdo má potvrzené seznámení s hygienickým řádem. Pokud hledání trvá dlouho, není problém v dokladech, ale v tom, jak jsou uspořádané a oštítkované.

Pro ohlášenou kontrolu si dopředu připravte balíček běžně požadovaných dokladů — ať je nemusíte skládat pod tlakem na místě. Doklady, které předáváte, exportujte přehledně (například do PDF) s jasným pojmenováním, ať je zřejmé, co který soubor obsahuje. Připravený balíček zvládne kontrole otevřít i kolega nebo zástup, který ordinaci tolik nezná.